DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

     Organisasi formal dapat diibaratkan sebagai sebuah kendaraan untuk mencapai tempat tujuan secara bersama. Organisasi formal adalah system kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan dibawah kekuasaan dan kepemimpinan. Struktur meskipun hanya menyajikan kerangka, merupakan subsistem penting dalam system organisasi formal.

DESAIN STRUKTURAL ORGANISASI FORMAL

            Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki tujuan dan sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tujuan organisasi akan menentukan struktur organisasi organisasinya, yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan, hubungan antar tugas, batas wewenang, dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas tersebut.

            Struktur organisasi formal mempunyai dua muka ; pertama model struktur, dimana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi , dan kedua dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.

STRATEGI DAN STRUKTUR

Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar. Dia menyatakan bahwa “struktur mengikuti strategi”.

            Dalam pemilihan suatu strategi – dan struktur untuk mengiimplementasikan – para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur, dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama. Dalam pandangan pertama, organisasi adalah reaktif terhadap lingkungan : proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroperasi pada saat sekarang dan akan beroperasi di waktu yang akan dating. Dalam pandangan kedua, organisasi proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan dimana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang.

            Strategi pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Strategi menetukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi.
2. Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut,
3. Strategi menentukan lingkungan spesifik di mana organisasi akan beroperas ; ini juga akan mempengaruhi struktur.

Keberadaan struktur dan strategi lama sangat mempengaruhi perumusan strategi dan desain struktur baru.

LINGKUNGAN EKSTERNAL DAN STRUKTUR

Terdapat tiga tipe lingkungan sebagai berikut :

1. Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
2. Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang – produk, pasar, hokum, teknologi.
3. Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hokum sering diganti, kemajuan teknologi merubah secara drastic desain produk dan metoda-metoda produksi, organisasi ada dalam lingkungan bergejolak.

Setelah melakukan study terhadap berbagai macam perusahaan, Burns dan Salter mengemukakan bahwa system mekanistik adalah paling sesuai untuk lingkungan stabil, sedangkan system organic adalah paling sesuai untuk lingkungan bergejolak.

      Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi diperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi. Berbagai sasaran dan wewenang untuk setiap individu dan sub unit ditentuka sepenuhnya oleh para manajer atas.

      Dalam system organic, individu-individu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok daripada bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran.

            Istilah perbedaan (differentiation) berarti derajat variasi system nilai organisasi para manajer departemen fungsional yang berbeda. Intregasi berkaitan dengan derajat kerjasama para anggota berbagai departemen dalam suatu kesatuan yang terpadu.

TEKNOLOGI DAN STRUKTUR

            Menurut Woodward, atas dasar hasil studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1.    Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen.

2.    Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.

3.    Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan , semakin besar jumlah staff administrative dan klerikal.

Arti penemuan ini adalah bahwa setiap tipe teknologi ada aspek-aspek struktur orhanisasional spesifik yang berkaitan dengan perusahaan kerja yang lebih berhasil.

ORANG DAN STRUKTUR

            Manajer dan Struktur. Nilai-nilai manajerial merupakan factor penting dalam penentuan strategi organisasi. Para manajer organisasi – terutama para manajer puncak (direktur) – mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui prefensi mereka. Selanjutnya pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi.

            Berbagai pengaruh penting lainnya pada struktur dapat berasal dari sikap pribadi manajer terhadap wewenang, perhatian, atau ketidakperhatiannya terhadap formalitas dan pengalaman-pengalaman masa lalu (positif ayau negative) dengan tipe-tipe desain organisasi.

            Karyawan dan Struktur. Factor-faktor seperti tingkat pendidikan, latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawan, dan ketersediaan berbagai alternative di luar organisasi merupakan penentu-penentu penting struktur organisasi.

PROSES DESAIN ORGANISASI

            Dalam teori, proses desain organisasi dapat mulai dari bawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur atas ke bawah, tujuan-tujuan organisasional umum di terjemahkan menjadi tujuan-tujuan khusus – sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Tujuan-tujuan ini kemudian menjadi dasar dengan mana serangkaian dapat diorganisasi. Posisi-posisi dalam berbagai departemen tersebut akan ditetapkan untuk berfungsi sebagai sarana pencapaian tujuan-tujuan. Akhirnya, berbagai kegiatan dirancang untuk setiap posisi. Melalui proses deduktif penetapan hasil akhir dan sarana-sarana pencapaiannya ini, struktur organisasi dapat dikemvangkan.

PENDEKATAN KONTIGEN DALAM DESAIN ORGANISASI

            Banyak teoritis manajemen dan manajer praktek yang menyatakan keraguannya tentang suatu cara yang ideal untuk merancang organisasi. Tidak ada suatu cara desain yang “ampuh” untuk segala kondisi. Srtruktur yang paling cocok bagi organisasi sangat tergantung pada keadaan-keadaan tertentu organisasi pada waktu tertentu. Manajer harus memperhatikan variable-variable pokok yang mempengaruhi perancangan struktur organisasinya. Jadi menurut pendekatan kontingensi, tugas manajer dalam desain organisasi adalah menetapkan suatu “kesesuaian” efektif antara struktur organisasi dan variable-variabel tersebut.

MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI

            Struktur dalam kenyataannya tidak sesuai dengan kondisi teknologi dan lingkungan tidak dapat berjalan baik diatas kertas, bila tidak dalam praktek mungkin karena orang-orang menciptakan suatu pekerjaan-pekerjaan sendiri yang tidak sejalan dengan rancangan struktur yang ada. Jadi jelas, tujuan para manajer adalah menciptakan suatu struktur ysng memenuhi baik “tuntutan” lingkungan maupun membuatnya sesuai dengan kemampuan, kebutuhan, dan keinginan para anggota organisasi.

            Berikut ini adalah tiga model struktur organisasi yang dikenal : model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumber daya manusia.

Model Tradisional

Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah pyramid. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen struktur (satuan kerja, departemen, divisi, bagian dan sebagainya) dan hubungan-hubungan pekerjaan atasan – bawahan.

Bentuk umum struktur organisasi tradisional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula. Struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungan uang stabil dan perubahan-perubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan. Organisasi-organisasi seperti ini efisien atau tidak tergantung paling tidak pada dua factor :

1.    Jumlah energi organisasional total yang diperlukan untuk menjaga struktur dalam menghadapi tekanan-tekanan internal dan eksternal

2.    Derajat penggunaan kemampuan berbagai sumber daya oleh struktur yang mencangkup kemampuan semua anggotanya.

Model Hubungan Manusiawi

            Model hubungan manusiawi tidak mengalami perubahan mendasar dalam struktur formalnya dibandingakn model tradisioanal. Anggapan tentang kemampuan manusia tidaklah jauh berbeda dari model tradisional karena itu dalam model hubungan manusiawi juga diterima konsep spesialisasi, rutinitas, dan pemisahan perencanaan dari pelaksanaan sebagai karakteristik utama organisasi yang efektif.

            Walaupun model hubungan manusiawi mengungkapkan ketidaksempurnaan itu tetapi struktur hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur formalnya dimodifikasi. Model ini lebih meng”usul”kan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik dan perilaku-perilaku structural “off-line”.

            Pertama, dan yang paling penting, model hubungan manusiawi “mempersilahkan” para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimipinannya untuk mengurangi friksi-friksi di antara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisasi, serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antar para anggota organisasi yang bertanggung jawab kepadanya.

            Kedua, pendekatan hubungan manusiawi menyarakan maanjer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya – yang menunjukkan bahwa ia memberikan tanggapan kooperatif dan bukannya malah menentang.

            Ketiga, pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi atau kewenangan departemen personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh anggota organisasi.

            Secara ringkas inti dari konsep hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi. Struktur diterima sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu – suatu lingkungan dimana di dalamnya Nampak sikap dan perilaku antar pribadi. Teori hubungan manusiawi terutama lebih dimaksudkan sebagai usaha penyediaan sejumlah teknik dan mekanisme bagi manajer, yang akan membantu mereka dan para bawahannya untuk menyesuaikan diri dengan batasan-batasan struktur yang ada daripada hanya sekedar menyediakan prinsip-prinsip untuk mengarahkan perancangan struktur itu sendiri.

Modal Sumber Daya Manusia

            Imlikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstark adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk empelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi. Jadi, implikasi utama adalah bahwa menejem harus merancang suatu struktur yang berlawanan dengan hiraki tradisioanal.

DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI

Pembagia Kerja

            Pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau ketrampilan-ketrampilan khusus, dan gerakan-gerakan atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Pembagian kerja juga mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktifitas. Tetapi meskipun “benefit” ini memang menarik, perlu dikemukakan bahwa biaya-biaya yang berkaitan dengan tingkat spesialisasi yangtinggi beberapa tahun terakhir terus meningkat. Disamping itu pembagian kerja mengandung konsekuensi-konsekuensi pada perilaku para karyawan. Dari sudut pandang terakhir (sisi negative), perlu disadari bahwa pembagian kerja bukan hanya merupakan proses organisasional; spesialisasi orang-orang juga merupakan suatu proses social.

Berbagai Fungsi yang Melekat pada Struktur Organisasi

            Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi structural yang terjado secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :

Wewenang. Arti wewenang (authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain melakuakan sesuatu.

Kekuasaan. Kekuasaan (power) adalah kemampuan untuk melakuakan hak tersebut.

Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

Tanggung Jawab. Tanggung jawab (responsibility) adalah kewajiban untuk melakuak sesuatu.

Akuntabilitas. Akuntabilitas (accountability) adalah factor di luar individu dan perasaan pribadinya.

Komunikasi dalam organisasi. Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara khusus. Srtrultur oraganisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini.

Hubungan lini dan staff. Lini dan staff merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi. Wewenang lini adalah memberikan perintah-perintah atau melaksanakan kegiatan, sedang wewenang staff adalah memberi bantuan atau dan nasehat tetapi tidak memberikan perintah.

Rentang kendali. Rentang kendali atau pengawasan (span of control) adalah berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Tidak ada jumlah mutlak untuk menentukkan jumlah rentang kendali. V.A. graicunas, seorang konsultan dan ahli matematika Perancis menemukan rumusan rentang kendali berikut ini :

R = n(2^n-1 + n-1)

Dimana R= jumlah hubungan

              n= jumlah bawahan

Struktur dan flat dan tall. Istilah flat (datar) dan tall (tinggi) digunakan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang kendali dan tingkatan manajemen.

Sentralisasi dan desentralisasi. Desentralisasi adalah wewenang terjadi sedangkan sentralisasi adalah wewenang tampak.

Rantai wewenang scalar. Rantai scalar menentukan pembedaan tingkatan wewenang dalam organisasi, semkin tinggi tingkatan, semakin besar wewenang.

Kesatuan perintah. Kesatuan perintah dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.

Departementasi

            Departementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokkan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi yang lebih khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Waktu dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
2. Pelayanan (service) yang mungkin mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis dalam suatu kapal persiar.
3. Langganan dapat terdiri dari departementasi penjualan industry. Pedagang eceran, pemerintah, militer, dan konsumen akhir.
4. Peralatan dapat diperinci, missal di dalam kelompok produksi, menjadi departementasi pemotongan, perakitan dan pembungkusan.
5. Urutan angka (alpha-numerical) dapat digunakan dalam pelayanan telephone di mana nomor-nomor 000-5000 ditepatkan dalam satu departemen dan nomor-nomor 5001-999 dalam departemen lain.

Semakin besar dan komleks suatu organisasi akan sangat logis bila di gunakan tipe departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe atau dikenal sebagai desain organisasi campuran.

Departementasi Fungsional untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Kebaikan departemen fungsional adalah berkaitan dengan aspek-aspek positif spesialisasi.

Departementasi Produk, manajemen dapat membentuk divisi-divisi setengah otonom yang masing-masing merancang, memproduksi dan memasarkan sendiri produk-produknya.

Departementasi Wilayah, kegiatan pemasaran beroperasi di banyak daerah dalam suatu Negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (area manajer) untuk setiap lokasi.

DESAIN STRUKTURAL MODERN

            Berikut iniakan diuraikan dan dianalisa berbagai model structural lebih baru yang telh dirancang dan diimplementasikan untuk menghadapi berbagai masalah kompleks, khususnya dalam pemenuhan kebutuhan fleksibilitas dan daya penyesuaian untk menghadapi tantangan-tantangan organisasional maupun lingkungan.

Organisasi Proyek

            Organisasi proyek semakin banyak digunakan dalam industry-industri dengan teknologitinggi yang memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian, dan pengembangan dan koordinasi. Bentuk organisasi proyek umum dipakai dalam indutri ruang angkasa dan juga menjadi semakin luas digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis, pemerintah, dan militer lainnya. Karakteristik terpenting organisasi proyek dan perbedaan paling radikal dengan struktur organisasi klasik adalah adanya hubungan-hubungan horizontal dan diagonal.

Berbagai Tipe struktur Proyek

            Ada beberapa macam bentuk struktur proyek, yaitu :

1.    Organisasi proyek individual. Struktur in hsnys terdiri dari manajer proyek, yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan atau personalia secara langsung.

2.    Organisasi proyek staff. Dengan tipe struktur ini, manajer proyek mempunyai satf pendukung yang disediakan bagi kegiatan-kegiatan proyek tetapi tugas-tugas fungsional pokok organisasi dilaksanakan oleh departemen lini tradisional.

3.    Organisasi proyek “Intermix”. Dimana di dalamnya manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama yang melapor secara langsung kepadanya.

4.    Organisasi proyek agregat. Dalam tipe ini manajer proyek mempunyai semua personalia yang diperlukan untuk proyek staf dan lini fungsional yang melapor secara langsung kepadanya.

Organisasi Matriks

            Bila struktur proyek dilapiskan di atas struktur fungsional, hasilnya adalah sebuah matriks. Kadang-kadang organisasi matriks (matrix organization) dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek pus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan dengan saling dapat dipertukarkan.

            Organisasi matriks sangat terkenal dalam industry ruang angkasa dan organisasi-organisasi yang memerlukan koordinasi karena banyaknya hubungan-hubungan yang terjadi atau yang memerlukan prestasi teknis tinggi, seperti perusahaan-perusahaan kontraktor. Bentuk organisasi matriks ini akan sangat bermanfaat bila :

1. Kegiatan mempunyai waktu penyelesaian yang terbatas dan skedul-skedul waktu harus ditepati
2. Pengendalian biaya merupakan factor kritis
3. Banyak ketrampilan atau keahlian khusus yang membutuhkan koordinasi bagi penyelesain proyek
4. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan banyak yang baru dan belum dikenal para anggota tim proyek

Organisasi Bentuk Bebas

            Tipe organisasi yang berhubungan erat dengan model-model proyek dam matriks adalah struktur organisasi modern bentuk bebas ( free-form organization) kadang-kadang disebut naturalistic atau organic. Model bentuk bebas didasarkan pada pemikiran bahwa maksud dirancangnya suatu organisasi adalah untuk memudahkan perubahan. Untuk mencapai sasaran ini, desainstruktural seharusnya sangat fleksibel dan berdaya sesuai (adaptable). Tidak ada aturan yang ditentukan atau bersifat kaku, dan struktur internal tidak dibiarkan menjadi baku.

Diringkas dari Organisasi Perusahaan, Teori struktur dan perilaku oleh T.Hani Handoko, BPFE Yogyakarta